Le propriétaire et le locataire doivent constater ensemble l'état des lieux d'entrée, d'un commun accord et dans de bonnes conditions d'éclairage. Le logement doit contenir les équipements mentionnés au contrat de location.
Ces documents doivent être établis par écrit en 2 exemplaires (un exemplaire pour le locataire, l'autre pour le propriétaire)
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à l'amiable par le propriétaire et le locataire (ou un tiers mandaté par eux : agent immobilier par exemple),
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ou par huissier de justice si l'état des lieux ne peut pas être réalisé à l'amiable.
La forme du document doit permettre la comparaison de l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie des lieux. Les états des lieux d'entrée et de sortie peuvent être réalisés :
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sur un document unique, comportant pour chaque pièce du logement une colonne "à l'entrée du locataire" et une colonne "à la sortie du locataire"
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ou sur des documents distincts ayant une présentation similaire.
À noter
pour comparer l'état du logement constaté à l'entrée et à la sortie des lieux, le locataire et le bailleur peuvent convenir d'appliquer une grille de vétusté à la signature du contrat de bail.
L'état des lieux, établi sur support papier ou sous forme électronique, est remis en main propre ou par voie dématérialisée à chacune des parties (bailleur, locataire) ou à leur mandataire au moment de sa signature.